Bu çalışmanın amacı; Kamu İhale Mevzuatı kapsamında kiralanan Belediye hizmet araçlarının kullanım şekillerini, görevlendirme usul ve esaslarını, araçların çalışma usul ve esaslarının belirlenmesidir.
Belediyelerin araç kullanım politikası 2 ana şekilde belirginleşmiş ve olgunlaşmıştır. Bunlardan birincisi; Makam veya kişi tahsisli Araç Kullanım Sistemi, ikincisi ise; Araç Havuz Sistemi olarak adlandırılmaktadır. Bu iki sistemin de avantajları olduğu gibi dezavantajları da bulunmaktadır.
1- Makam veya Kişi Tahsisli Araç Kullanım Sistemi:
Belediyeler kamu ihale mevzuatı çerçevesinde süreli olarak kiraladıkları hizmet araçlarını, Başkanlık Makamı tarafından uygun görülen Başkan Yardımcıları, Başkan Danışmaları, Müdürler, Koordinatörler, Müdür Yardımcıları, Şefler ve diğer idari personele tahsis etmektedir. Bu araçlar kendisine tahsis edilen kişiler tarafından hiçbir prosedür yada dokümana tabi olmadan kullanılmaktadır. Bu kapsamda Makam veya Kişi Tahsisli Araç Kullanım Sisteminin avantajlarından ve dezavantajlarından bahsetmek gerekmektedir.
1.1. Avantajları:
Makam veya Kişi Tahsisli Araç Kullanım Sisteminin avantajlarını kısaca özetlediğimizde;
a. Belediye hizmetlerini hızlandırır ve kolaylaştırır
b. Personelin fiziki gücünden tasarruf edilir.
c. Personele ve vatandaşa zaman kazandırır.
d. Araç tahsis edilen kişiye kurumsal aidiyet duygusunu ve performansını artırır.
e. Şoför personel tasarrufu sağlar.
f. Personelin 7/24 göreve gelme ihtimalini artırır.
g. Bürokrasiyi ve kırtasiyeciliği azaltır.
1.2. Dezavantajları:
Makam veya Kişi Tahsisli Araç Kullanım Sisteminin dezavantajlarını kısaca özetlediğimizde;
a. Taşıtlar; özel işlerde ve tatil günlerinde kullanılabileceğinden yakıt sarfiyatı artabilecektir.
b. Hizmetlerin toplu olarak yapılmasından ziyade teker teker yapılması yolunu açar. Bunun sonucunda hizmetlerin maliyetleri artarken faydası azalır.
c. Belediye personelleri arasında basamak oluşturur, yeni bir hiyerarşi meydana getirir.
d. Personel ve araçların Müdürlük ve Başkanlık tarafından takibi zorlaşır.
e. Müdürlük iş ve işlemlerinin günler itibariyle yoğunluğu değişkenlik gösterdiğinden, iş yoğunluğu azalan Müdürlükten iş yoğunluğu artan Müdürlüğe araç sevkiyatı yapılamamaktadır.
f. Kiralanan araç sayısı artar.
g. Hesap verme de zorluk yaşanır.
2- Araç Havuz Sistemi:
Belediye kiraladıkları hizmet araçlarının bir kısmını, Başkanlık Makamı tarafından uygun görülen Makamlara diğerlerini ise havuz sistemini yürüten birime tahsis etmektedir. Başkanlık Makamı tarafından tahsisi uygun görülenler, Başkan Yardımcıları, Başkan Danışmanları ve Müdürlerdir. Bu araçlar, Makamlara zimmetli olup, diğer araçlar Ulaşım Hizmetleri Bölümü/ Başşöförlük/ Kademe/ Makine İkmal Bürosu gibi isimlerle anılan birim tarafından yürütülür. Makama tahsis araçlar hariç diğer araçlar birimler tarafından ihtiyaca binaen Görev emri düzenlenerek hizmete çıkar. Mesai/iş bitiminde araçlar Ulaşım Hizmetleri Bölümünün araç parklanma yerine bırakılır. Bu durumun avantajları olduğu gibi dezavantajları da bulunmaktadır.
2.1. Avantajları:
Araç Havuz Sisteminin avantajlarını kısaca özetlediğimizde;
a. Yakıt sarfiyatı azalır.
b. Hizmetlerin toplu olarak yapılması sağlanır. Bunun sonucunda hizmetler artarken maliyet düşer.
c. Belediye personelleri arasında eşitlik ve adalet sağlanır. Personel arasında hiyerarşi önlenir.
d. Personel ve araçların Müdürlük ve Başkanlık tarafından takibi kolaylaşır.
e. Müdürlüklere ihtiyacı olan araçlar zamanında teslim edilir. İş yoğunluğuna göre araç tahsisi gerçekleşir.
f. Kiralanan araç sayısı azalır.
g. Hesap verebilirlik artar.
h. Konusunda uzman kişiler işine odaklanır. Araç işleriyle ilgili daha az vakit harcanır.
2.2. Dezavantajları:
Araç Havuz Sisteminin dezavantajlarını kısaca özetlediğimizde;
a. Belediye hizmetlerini yavaşlatır ve zorlaştırır.
b. Personel fiziksel olarak daha çok yorulur.
c. Personele ve vatandaşa zaman kaybettirir.
d. Kendisine araç tahsis edilen kişiden aracın alınarak havuz sistemine dönülmesi bahse konu personelin performansını azaltır.
e. Şoför personele ihtiyaç duyulur.
f. Personelin acil durumlarda gelme ihtimalini azaltır.
g. Bürokrasiyi ve kırtasiyeciliği artırır.
h. Araçlar zimmetli olmadığından hor ve bakımsız kullanılabilir.
Belediyelerin araç kiralamalarında, kamu kaynaklarının etkili, verimli ve hesap verilebilir bir şekilde kullanımını sağlamak birinci amaç olmalıdır. Bu amacın gerçekleştirilebilmesi içinde kiralanan araçların optimum planlama ve tahsisleme işlemi yapılarak kullanılması önem arz etmektedir. Bu kapsamda, araçların planlanması ve makamlara özgüleyerek etkili bir sistem kurmak için bazı hususlara dikkat etmek gerekmektedir. İlçenin yoğun nüfuslu olması, trafiğin pik saatlerde tavan yapması, belediye binasının şehir merkezinde olması, otoparklara uzaklığı ve yolların kıtlığı, Müdürlük iş ve işlem yoğunluğunun mevsimsel farklılıklar göstermesi, belediyenin alışagelmiş teamülleri gibi hususlar özellikle göz önünde bulundurularak sistemin kurgulanması daha doğru sonuçlar verecektir. Bu kapsamda, Müfettişliğimce yapılan çalışma neticesinde, yukarıda bahsi geçen belediyelerin araç kullanım sistemlerinden farklı olarak yeni bir sistem kurgulanması gerektiği yönünde kanaat hasıl olmuştur. Bu kapsamda Vale Sistemi ile yeni bir modellemeye ihtiyaç duyulmuş ve bu modelleme aşağıda sunulmuştur.
3- Yeni bir model olarak; Vale Sistemi
Vale sistemi Araç Havuz sistemine benzerlikleri olmakla birlikte yukarıda belirtilen dezavantajları makul bir seviyeye indirmek amacıyla kurgulanmıştır. Bu kapsamda;
a. Ulaşım Hizmetleri Bürosunun görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri göstermek amacıyla yönetmelik/ yönerge/ genelge gibi herhangi bir düzenlemenin yapılması gerekmektedir.
b. Belediye araçlarının şehir içi trafiği aksatmaması yada trafikten dolayı minimum zarar görmesi için araçların depolanacağı otoparklar oluşturulması gerekmektedir. Bu yerler hem belediyeye yakın olmalı hem de araç kapasitesi yüksek olmalıdır.
c. Vale Sisteminde görevlendirilecek şoför personelin(en az 4) ayrıntılı görev tanımının ve görev tebliğinin yapılması gerekmektedir. Başşoför dâhil olmak üzere en az 5 adet yaka tipi telsiz ve şarj cihazı temin edilmelidir.
d. Vale Sistemi kapsamında araç ihtiyacının karşılanması için optimum düzeyde araç sayısının analizinin yapılması gerekmektedir.
e. Müdürlüklerde Makam tahsisli (Müdür Yardımcısı-Koordinatör-Şef) araçların belli bir süre zarfında azaltarak tahsislerin kaldırılması performansı ve işleyişi ilk etapta daha az etkiler. Daha sonra araçlar komple Vale Sistemi havuzuna çekilebilir.
Şöyle ki 2 Müdür Yardımcısına 2 araç yerine 1 araç verilip sırayla kullanım teşvik edilir. Belli bir süre sonrasında kalan araçta Vale Sistemi Havuzuna entegre edilir.
3.1. Tavsiye Edilen İş Akışları:
ARAÇ TALEBİNİN TELEFONLA BAŞŞÖFÖRLÜĞE BİLDİRİLMESİ
(1 DAKİKA)
***
***
BAŞŞÖFÖRLÜK TARAFINDAN GÖREVLENDİRİLEN
ARAÇ PLAKASININ TALEP EDEN BİRİME BİLDİRİLMESİ
(1 DAKİKA)
***
***
TALEP EDEN BİRİME TAHSİS EDİLEN ARACIN
BELEDİYE BİNASI ÖNÜNDE VERİLMESİ
(1 DAKİKA)
***
***
GÖREV SONRASI ARACI BELEDİYE ÖNÜNDE
BAŞŞÖFÖRLÜK PERSONELİNE TESLİM EDİLMESİ
(1 DAKİKA)
Araç Sevk İşlemleri:
BELEDİYE ÖNÜNDE SÜREKLİ 3 ARAÇ BEKLEYECEK
DİĞER HAVUZ ARAÇLARI OTOPARKTA DEPOLANMASI SAĞLANACAk
***
***
ARAÇ GÖREVLENDİRMELERİ YAPILDIKTAN SONRA
BAŞŞÖFÖRLÜK TARAFINDAN TELSİZLE HANGİ ARACIN HANGİ
KİŞİYE TESLİM EDİLMESİ GEREKTİĞİ SÖYLENİR
***
***
BELEDİYE ÖNÜNDE BEKLEYEN ARAÇLARDAN PLAKASI BAŞŞÖFÖR
TARAFINDAN SÖYLENEN ARACI ŞÖFÖR İLGİLİ KİŞİYE TESLİM EDER.
***
***
ARAÇ DEPOLAMA YERİNDEN BELEDİYE ÖNÜNE TELSİZLE
YENİ BİR ARAÇ SEVK EDİLMESİ SAĞLANIR. BÖYLELİKLE
BELEDİYE ÖNÜNDE SÜREKLİ 3 ARAÇ OLMASI SAĞLANIR.
3.2. Vale Sistemi kapsamında Taşıtların genel kullanımı;
3.2.1. Harcama Yetkilileri ile üstü kadrolar ve Başkanlık Makamının tanımladığı, emir ve zatlar dışında hiçbir makama araç tahsis edilmeyecektir. Burada söz konusu olan Müdür ve üstü kadrolarda fiili olarak görev yapan personele araç tahsisinin yapılması sağlanmalıdır.
3.2.2. Şehir içi görevlerde araçlar Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü Baş şoförlüğünden talep edilecek, Baş şoförlük aracın nereden alınacağını ve aracın plakasını talep edenlere bildirilecektir. Müdürlük tarafından aracı kullanacak personel tarafından Görev Emirlerine imza atılacaktır. Araç tahsis edilen Başkan Yardımcısı ve Başkan Danışmanları hariç tüm araçların herhangi bir sebepten dolayı şehir dışına çıkması gerekirse, ilgili birimin talebi üzerine bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı onayı alındıktan sonra yazının Ulaşım Hizmetlerine gönderilmesi sağlanmalıdır.
3.2.3. Vale Sistemine bağlı araçların hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla taşıt kullanımı ve tahsisinde, birimler arasında hizmet ayırımı yapılmamalıdır.
3.2.4. Hizmet taşıtlarının yönetiminden sorumlu birim tarafından, hizmetlerin daha hızlı ve etkin bir şekilde verilebilmesi, gereksiz harcamaların önüne geçilmesi ve kaynakların en gerçekçi şekilde kullanılması amacıyla taşıtların kullanımı denetlenecek ve tahsisler titizlikle takip edilmelidir.
3.2.5. Taşıtlar, Belediyenin önünden alınacak ve görev tamamlandıktan sonra Belediye önüne bırakılacaktır. Temizliği, akaryakıt alımı, bakımı ve onarımı Ulaşım Hizmetleri Bürosunca takip edilecektir. Ayrıca araçların görevlendirme çizelgeleri ve görevlendirme listeleri Ulaşım Hizmetleri Bürosunca tutulmalıdır.
3.2.6. Araç içinde kesinlikle sigara içilmemesi sağlanmalıdır.
Öneriler:
Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğünün Kurulması ve Teşkilatlanmanın Sağlanması:
Özellikle İstanbul’un ilçe belediyelerinde ihtiyacın şiddetine göre Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü kurulmuştur. Ulaşım Hizmetlerinin altında teşkilatlanmış büroların işleri fazlacadır. Bunları daha uzmanlaşmış bir şekilde kullanmak için Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü kurulabilir. Ulaşım Hizmetlerinin Makine İkmal, Bakım ve Onarım Bürosu, Araç Tahsis ve Sevkiyat Bürosu, Servis İş Makineleri ve Gezi Araçları Bürosu, Akaryakıt ve İdari İşler Bürosu olarak ayırmak mümkün olmaktadır.
Belediye tarafından yeni bir modellemeye geçilmeden önce diğer kamu kurumları veya vale hizmeti veren özel kuruluşlar ile benchmarking yaparak hareket etmek önem arz etmektedir.
Bu makaleden kısa alıntı yapmak için alıntı yapılan yazıya aşağıdaki ibare eklenmelidir :
"Belediye Araç Kullanımları" başlıklı makalenin tüm hakları yazarı Emrah Şener Alpsoy´e aittir ve makale, yazarı tarafından Türk Hukuk Sitesi (http://www.turkhukuksitesi.com) kütüphanesinde yayınlanmıştır.
Bu ibare eklenmek şartıyla, makaleden Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa uygun kısa alıntılar yapılabilir, ancak yazarının izni olmaksızın makalenin tamamı başka bir mecraya kopyalanamaz veya başka yerde yayınlanamaz.
paylaş
twittle
paylaş
paylaş